Annick Saimpert
59 rue La Boétie - 75008 Paris
standard: 01.42.89.44.74


Septembre 2005 : les frais professionnels
Olivier Lacolley

Editorial

Dans le domaine des systèmes et organisation, les projets traitant des frais professionnels font certainement partie des projets qui ont la meilleure rentabilité.
Les grandes entreprises internationales ne s'y sont pas trompées : elles ont déjà investi sur ce sujet et ont déjà un retour d'expérience favorable; les sociétés françaises du CAC 40 disposent également de pilotes dont les résultats les incitent à un déploiement plus large.

Le rôle du conseil et de l'assistance à la maîtrise d'ouvrage est déterminant dans le succès de ces projets multi domaines.
Esope entend bien faire connaître son savoir-faire qui conjugue expertise sectorielle «voyages » et expertise du domaine « Administration /Finance ».

Annick SAIMPERT
Associé
 
  La gestion des frais professionnels, le nouveau gisement de producitivité des entreprises
C’est le moment idéal pour conduire un projet de gestion des frais professionnels.
En effet, la dérégulation des GDS provoque une redistribution complète des rôles, principalement celui de l'agence de voyage traditionnelle.

Mais c’est surtout la rencontre entre la nécessaire optimisation des frais de déplacements des cadres et la maturité des solutions offertes qui donne le tempo. Les gains annoncés font rêver, 70% de réduction des coûts administratifs et un retour sur investissement inférieur à 12 mois.

- L’enjeu financier se situe à deux niveaux :

o Le coût des voyages est mieux maîtrisédu fait d’un plus grand
respect de la politique voyages, meilleure recupération de la TVA, négociation des commissions d’intermédiation, …

o Le coût du traitement administratif des déplacements est optimisé : automatisation des tâches, dématérialisation des flux, …

Le processus démarre le plus souvent par une demande de déplacement, la réservation, l’achat et l’émission des documents du voyage (train/ avion/ voiture, hôtel), leur facturation, la rédaction de la note de frais du collaborateur, puis le
paiement des tiers.

- L’enjeu organisationnel apparaît dans la répartition des tâches entre les acheteurs, le spécialiste des voyages, le demandeur et son responsable. Par ailleurs, la dimension technologique et ses impacts sur le système d’information existant, l’intégration des solutions de gestion des notes de frais, des self booking tools, des cartes affaires, sont autant de sous projets qui doivent être planifiés, coordonnés et conduits pour atteindre l’objectif global: la mise en place d’une politique de déplacements respectée et efficace.
Le reporting mis en place permet de mieux négocier avec les acteurs du monde du voyage. Il donne une lecture plus précise du coût des réunions internes et des coûts commerciaux.
 
L’expérience d’ESOPE à votre profit  
Le Cabinet Esope est reconnu comme spécialiste du voyage, de l’organisation et des projets intégrant des solutions informatiques.
Notre capacité à gérer des projets multi domaines, à formaliser une politique de voyages, de gestion des frais professionnels, se trouve renforcée par notre expérience dans la mise en oeuvre de solutions informatiques de gestion.
Nos clients apprécient aussi bien notre connaissance des GDS, comme celle des solutions informatiques du marché, provenant d’éditeurs généralistes (grands ERP) ou spécifiques (progiciels dédiés).

Notre savoir- faire contribue à garantir à nos clients le respect des engagements de coût et de délais. L’expérience de nos consultants s’exprime aussi bien dans la prise en compte des réglementations sociales et fiscales que dans la mise en place de la récupération de la TVA, la formalisation des processus de gestion (workfow) et des reporting adaptés (système décisionnel).
 
Télécharger au format PDF
© 2004 ESOPE - Conception/Réalisation : Les passagers du web