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Etant donné la part significative et souvent croissante des frais généraux dans les charges des entreprises, la productivité administrative est un enjeu important : imaginez à combien pourrait s'élever par exemple un gain de 10% sur l'ensemble des frais généraux contenus dans les fonctions commerciales, financières, RH, administration des ventes, sans oublier les frais généraux de production…
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Mais comment faire pour y arriver ?
Agir sur la composante " prix " de chaque facteur (rémunération des salariés, coût d'achat des services et fournitures) est une piste réelle mais à manier avec précaution (risques de baisse de qualité, de démotivation…). Une autre piste, en principe moins risquée et surtout plus durable, consiste à repenser les processus de travail (Business Process Reengineering ou BPR), ce qui amène à restructurer les circuits d'information et/ou à les dynamiser par une approche de workflow, pouvant aller jusqu'à la création d'un centre de services partagés (CSP) ou l'externalisation d'une partie des tâches à un opérateur spécialisé.
Réorganiser les processus administratifs
Voici des exemples tirés de l'expérience d'ESOPE :
- Une entreprise constituée d'un réseau d'agences sur tout le territoire français cherchait les moyens de produire ses résultats consolidés de façon plus fiable et économique. ESOPE a proposé la création d'un centre de services partagés (CSP)traitant la comptabilité d'une partie des agences, et en a étudié les conséquences organisationnelles (bons à payer, workflow documentaire) et techniques (progiciel comptable à paramétrer dans une logique groupe).
- Une entreprise opérant sur l'ensemble du territoire national dans le cadre de multiples contrats de délégation de service public, facturait à ce titre les usagers de ce service au niveau de ses agences locales. A l'occasion du remplacement de l'outil de facturation et de recouvrement par un système centralisé, dont ESOPE a assuré l'AMOA, ses consultants ont défini les impacts et les modalités de mise en place d'un centre de services partagés (CSP) devant reprendre une partie des tâches, soit directement, soit par externalisation.
- Un courtier en assurances était depuis plusieurs mois au bord de perdre le contrôle de sa comptabilité clients, malgré un personnel suffisamment nombreux et le recours chronique à des intérimaires. Cette entreprise était structurée pour des raisons liées à la réglementation des assurances en deux entités juridiques, qui devaient toutes deux intervenir dans la conclusion des contrats. Les primes encaissées transitaient dans les deux entités avec un système de rétrocession complexe. ESOPE, après prise en compte des contraintes juridiques et fiscales, a proposé une autre logique. Après la mise en œuvre de cette recommandation, le nombre d'écritures a été considérablement réduit (près de 40 %) à volume d'activité égal, la capacité à recouvrer rapidement les créances a pu être restaurée, ainsi que la crédibilité financière de l'entreprise.
- L'organisation administrative des congrès d'un groupe pharmaceutique était remise en cause, du fait que les organisateurs avaient des difficultés persistantes à justifier auprès des multiples directions " participantes " du groupe les coûts qui leur étaient imputés, tandis que même le coût global comptabilisé demeurait flou. Après étude de la logique d'organisation d'un congrès, ESOPE a proposé de distinguer le contrôle et le suivi global du coût réel d'une part, et la mécanique d'affectation aux directions participantes d'autre part, celle-ci pouvant se faire sur la base d'un " devis " interne. Cette réorganisation a permis de résoudre l'ensemble des problèmes soulevés, tout en allégeant les charges de travail, en réduisant les délais, et en permettant aux contrôleurs de gestion d'exercer un contrôle plus serré dans un contexte simplifié, le tout sans aucune solution informatique nouvelle.
Dématérialiser et sécuriser les procédures administratives
A titre d'exemples :
- La gestion des notes de frais est un processus lourd dans de nombreuses entreprises. Sa dématérialisation passe par la saisie des frais dans des formulaires intégrés à des outils spécifiques ou bureautiques, l'exploitation de cartes de paiements individuelles dont les opérateurs fournissent les transactions sur fichier, voire la signature électronique des notes jusqu'à la comptabilisation automatique par interface dans l'outil comptable. Les justificatifs de dépenses devront néanmoins être conservés à des fins de contrôle.
- Dans un contexte de distribution alimentaire, la dématérialisation des factures des principaux fournisseurs par EDI permet de centraliser la facturation sur une centrale d'achats, et de répercuter automatiquement sur les points de vente le coût détaillé par produits, permettant ainsi de simplifier et d'accélérer les circuits administratifs.
- la "dématérialisation des factures" est un puissant facteur de productivité, surtout depuis la publication des conditions de sa reconnaissance fiscale (via EDI ou certificat de signature électronique), permettant de renoncer totalement au papier. ESOPE a publié une étude à ce sujet, à l'occasion d'une conférence sur la dématérialisation des factures.
- Pour les propositions commerciales et les réponses aux appels d'offres, les techniques de signature électronique certifiée, de cryptage et d'horodatage permettent dès 2002 d'envoyer quasi gratuitement des documents plus vite qu'un coursier, et dans des conditions d'inviolabilité et d'authenticité équivalentes ou supérieures à un courrier recommandé.
- Un autre exemple de procédure sécurisée et légère est fournie par l'administration fiscale avec TéléTva, une procédure pour déclarer et payer la TVA par internet, obligatoire depuis janvier 2002 pour les entreprises de plus de 15 millions d'euros de CA annuel.
On le voit bien à travers ces exemples, la dématérialisation des procédures peut générer des gains significatifs en termes de coût, de délai et d'efficacité générale, sans sacrifier la sécurité, ce qui est une nouveauté importante résultant de l'évolution récente des techniques de signature électronique et du droit de la preuve.
Pour simplifier, adapter et faire évoluer les processus de travail administratif et réaliser concrètement des gains de productivité (avec ou sans centre de services partagés, avec ou sans externalisation), une approche pragmatique comme celle des consultants ESOPE, capables d'intégrer la logique " métier " et des contraintes de natures diverses (techniques, juridiques, comptables…) permet de gagner un temps précieux :
"compliquer c'est simple, simplifier c'est plus complexe"
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Plus de productivité
